Az e-számla bevezetésének problémái
A magyar nemzeti légitársaság, amely az idei évtől már orosz irányítás alá, a Borisz Abramovics üzletember nevével fémjelzett AirBridge 99,5 százalékos tulajdonába került, nemrég figyelemreméltó eredményről számolt be: online jegyeladásából származó bevétele 2007 márciusában átlépte a havi egymilliárd forintot. Az internetes értékesítési csatorna forgalma hónapról hónapra rekordokat dönt, ma már a Malév saját eladásainak mintegy a felét teszi ki. Az online értékesítés átlagosan 150 százalékkal nőtt az elmúlt év hasonló időszakához képest.
Az interneten értékesített jegyek 35 százaléka a magyar piacon talál gazdára, de jelentős az online forgalom az ír, az angol és a német piacokon is. Az internetes eladási adatok szerint a legkedveltebb úti célok – Budapest mellett – a német városok, az Egyesült Királyság desztinációi és bizonyos romániai célállomások. A múlt hónapban a Malév csatlakozott az angolszász alapítású oneworld hálózathoz, ennek köszönhetően jelentősen bővült az interneten elérhető úti célok száma is: budapesti indulással jelenleg 77 városba foglalható repülőjegy a Malév honlapján keresztül, köztük Észak-Amerika 12 nagyvárosába (az utasok a Malév és az American Airlines járatain repülnek), s több angol és skót desztináció érhető el a British Airways, illetve spanyol úti cél az Iberia járatain. Mivel Magyarországon is egyre dinamikusabban fejlődik az internet használata és az internetes vásárlás, ezért a Malév honlapján is további növekedés várható.
Nagyon bejött a Malévnak az elektronikus értékesítés
Egy közelmúltban tartott konferencián (IIR Magyarország: Dokumentumkezelés) Szemők Árpád, a Malév e-business vezetője bemutatta a légitársaság elektronikus értékesítési megoldásait, ezen belül pedig kiemelten foglalkozott az e-számlázással. A fejlesztéseket és a működést is irányító szakember előadásából kiderült, hogy a forgalom dinamikus bővülésének több oka van. Egyrészt az online értékesítési csatorna a legolcsóbb, mivel itt a legtöbb esetben nem kell jegykiállítási díjat fizetni, nem terheli az árat az utazási irodák jutaléka és ezek időigényes elszámolása, emellett nem kell már a rengeteg külföldi iroda, s ez szintén költségcsökkentő tétel. Az árszint mellett az e-ticket és az e-számla elterjedésével egyszerűsödött a vásárlás menete is, már nem szükséges jegyátvételi módot választani, az elektronikus jegy a hitelkártyás fizetés után e-mailen érkezik, az egész folyamat felgyorsul, pontosabbá és hatékonyabbá válik. 2007 februárja óta már 24 órával járat indulása előtt is lehet jegyet venni interneten keresztül, így azoknak sem szükséges jegyirodába fáradniuk, akik esetleg a legutolsó pillanatban döntenek a repülés mellett.
Először volt az e-ticket
A Malév 2005-ben sikeresen állította üzembe az ebben a műfajban piacvezető Amadeus Electronic Ticket Servert, s ez átlagosan 7 euró megtakarítást hoz jegyenként. Korábban, 2004-ben már használták az Amadeus Altée Sell termékét, amely egy nyílt architektúrájú értékesítési és helyfoglalási rendszer, illetve ekkor került az IT-rendszerbe az e-Travel Planitgo Control is, amely teljesen testre szabható megoldásokkal biztosítja a világhálón keresztül történő online foglalásokat a légitársaság számára. A foglalás és a jegyeladás tehát egy nemzetközileg már jól bejáratott módszerrel megoldódott, de a Malévnál ennél többet akartak: teljes körű e-számlázást megvalósítani az értékesítési folyamatban.
Interneten utazó számlák
Az elektronikus számlázás ma már Magyarországon is „megkapta” a maga jogszabályait. Egyes vélemények szerint túlságosan is megrendszabályozták ezt az e-kereskedelemben egyre inkább nélkülözhetetlen folyamatot. Magánszemélyeknek erre a számlára normál esetben nincs szükségük, hiszen ha csak megtekinteni akarják a számlájukat, akkor elég a digitálisan nem aláírt .pdf kiterjesztésű fájlt letölteniük. A vállalkozások üzleti utazásainál más a helyzet: a fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott digitalizált adat formájában kibocsátott e-számla csak elektronikus formában tárolva és több évre archiválva minősül szabályos könyvviteli bizonylatnak. A nemzetközi adószabályokat általában jelentős lemaradással és lassan követő Magyarország az e-számla szabályozásával nemzeti légitársaságunkat is megoldandó problémák elé állította, mert a nemzetközi gyakorlathoz viszonyítva indokolatlanul szigorú előírásokat követel meg a számla befogadójától. Míg a legtöbb fejlett országban a könyveléshez ma már elég egy e-mailben elküldött (számlasorszámmal és a legfontosabb adatokkal ellátott), olvasható, kinyomtatható, egyszerű textfájl, addig nálunk csak a digitális (egy speciális formátumú fájlról van szó) az érvényes formátumú. Ha valaki csak kinyomtatja és papír alapon tárolja, akkor az adóhatóság ezt nem fogadja el. Az e-számlák archiválása a legtöbb magyar cégnél megoldhatatlan, de egy gyakorlatias jogszabálykönnyítés feloldhatná ezeket a korlátokat, s ez kedvező hatással lenne a magyar e-kereskedelem versenyképességére is.
„Hiába vezettünk be online értékesítést, hiába volt már e-ticketünk, a számlával bajaink voltak. Megrendelhette a vevő weben az utazást, e-mailen megkapta a repülésre jogosító bizonylatot, és már utazhatott is (csak egy személyi azonosítást kellett a repülőtéren elvégezni), de ott volt még a kötelező számlakészítés, ami ráadásul az üzleti utasoknál fontos kellék. A számlát nekünk ki kellett állítani, el kellett küldeni, így azok a postai és adminisztrációs költségek, melyeket meg akartunk takarítani az e-ticket bevezetésével, máris elszálltak. Az e-tickettel kombinált online értékesítés papírszámlával nem az igazi” – állítja Szemők Árpád, amikor a számlázási módszer váltásának szükségességét indokolja.
Kísérlet az ellentmondások feloldására
Most tehát ott tartunk, hogy az elektronikus számla megőrzése a fogadó fél számára – hasonlóan a papíralapú számlához – kötelező, ha azt felhasználja a könyvelésében. A jogszabály rendelkezik a megőrzési kötelezettség időtartamáról (10 év!), és arról is, hogy a számlát eredeti – kibocsátási – formátumában kell megőrizni, tehát az elektronikus számlát csakis elektronikus formában szabad tárolni, vagyis archiválni kell. Amennyiben szükséges, az adóhatóságnak is ilyen formában kell bemutatni.
A projekttervezés során komolyan felmerült az a lehetőség, hogy az Egyesült Államokban legyen a számlakészítés – a Malévnak van ott egy leányvállalata –, ugyanis az amerikai szabályok jóval engedékenyebbek a magyarnál – például egy Worddel készített dokumentum is megfelel számlának, vagy akár azt is megengedik, hogy egy számlamódosításnál ugyanazon a számlaszámon küldjék a megváltoztatott bizonylatot, ami az eredetin szerepelt. Végül mégis a nehezebb utat választották: Budapesten készítik az interneten rendelt összes e-számlát, sőt, az év végére talán már nem is lesz papírbizonylat, ugyanis a jegyértékesítés teljes folyamatát online üzemmódra állítják át.
2006 júniusában készült el az első „éles” e-számla, s a külföldi kirendeltségeket is bekapcsolták a folyamatba, ugyanis ehhez nem kell a kinti irodáknak hozzáférniük a Malév központi számlázó rendszeréhez – ami biztonsági kockázatokat okozhatna –, hanem a neten keresztül, megfelelő autentikációs módszerekkel küldik meg az alapadatokat, és ezek alapján szinte azonnal meg is kapják a kész dokumentumot. E megoldáshoz hasonlóan a call centeres értékesítésnél is e-számlát bocsátanak ki.
